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      法規
      內部審計實務指南第2號
      時間: 2018-01-31 15:25瀏覽次數:


      內部審計實務指南第2號――物資采購審計
       
      第一章  總則
      第一條  為了規范物資采購審計的內容、程序與方法,根據《內部審計基本準則》及內部審計具體準則制定本指南。
      第二條  本指南所稱物資采購審計是指組織內部審計機構及人員依據有關法律、法規、政策及相關標準,按照一定的程序和方法,對物資采購各部門和環節的經營活動和內部控制等所進行的獨立監督和評價活動。本指南所稱“物資”是指組織在產品生產、基本建設和專項工程中所使用的主要原材料、輔助材料、燃料、動力、工具、配件和設備等。
      第三條  本指南適用于各類組織的內部審計機構、內部審計人員及其從事的內部審計活動。
      第四條  物資采購審計的目的是改善物資采購質量,降低采購費用,維護組織的合法權益,促進組織價值的增加及目標的實現。
      第五條  物資采購審計是對物資采購全過程實施的監督和評價,是財務審計與管理審計的融合。物資采購審計的主要內容包括審計物資采購內部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數量、采購價格、采購質量、物資保管、結算付款以及物資采購期后事項等。
      第六條  根據組織的管理模式和要求、物資采購業務量的大小、內部審計機構資源等的不同,物資采購審計可以采取項目管理式審計和過程參與式審計兩種模式。
      (一)項目管理式審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環節或物資品種納入年度審計計劃,形成為特定審計項目,并實施相應審計程序的審計模式。大、中型規模的組織適合采用該模式。
      (二)過程參與式審計是由專職內部審計人員參與監督物資采購的全過程或者部分重要過程,實現物資采購審計的日常化。小規模組織可以采用該模式。
      第七條  內部審計人員有責任警示被審計單位關注物資采購的現有和潛在風險。
      第八條  內部審計人員應具有物資采購管理的相關專業知識,熟悉相關法律、法規、政策和組織內部有關規定,掌握物資采購內部控制原理,了解組織物資采購現狀和外部環境的變化。開展專業技術性較強的物資采購審計,內部審計機構可聘請外部專家參與。
      第二章  物資采購前期審計
      第九條 物資采購前期審計是從制定年度審計計劃開始到具體實施物資采購審計程序之前對各項審計工作作出的安排。其基本過程包括:
      (一)編制年度審計計劃,確定審計對象。內部審計人員應綜合考慮以下各種因素:
      1.重要性。選擇采購數量較大、采購次數頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質量問題突出、長期積壓或短缺、在ABC分類管理法下的A類和B類物資、群眾反映普遍、領導關注、內部控制薄弱和出現錯弊概率較高的部門、環節或物資類別等。
      2.物資采購方案、內部控制的重大變化。內部審計應根據外部環境和內部條件的變化,適時審查新的物資采購方案和內部控制的適當性、合法性和有效性,將其列入審計計劃。
      3.改進空間。根據成本效益原則,內部審計人員應將工作改進空間較大、在增值性方面有潛力的物資采購部門、環節或物資類別確定為審計項目。
      4.審計資源。
      5.風險因素。風險因素可能來自組織內部或外部。組織規模、經濟業務性質、賬戶余額大小、出現錯弊概率、物價變動幅度、技術變化速度、管理人員素質和能力、業務量大小等都是潛在的風險因素。一般而言,風險大的項目應優先作出審計安排。
      (二)獲取與研究相關資料,制定項目審計計劃和審計方案。相關資料包括:
      1、物資采購目標和計劃;
      2、前期物資采購審計工作底稿;
      3、組織資料,例如組織結構圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的組織系統變化等;
      4、財務會計資料;
      5、相關制度規定,例如采購政策、采購程序制度、授權審批制度、供貨商管理制度、財產接觸制度、合同或協議簽定制度、憑證管理制度和定價策略等;
      6、外部信息資料,例如同行業相關資料、物價水平和變化幅度、技術變化程度和供貨商資料等;
      7、法律性文件。
      內部審計人員應通過審閱資料、咨詢技術專家、進行分析性復核、現場觀察物資采購流程、詢問等方法,研究相關背景資料,初步評價重要性和審計風險,進而制定適合本組織實際情況的物資采購項目審計計劃及審計方案。經適當管理層批準后,向被審計單位發出物資采購審計通知書。                                     
      (三)審查、評價內部控制。物資采購內部控制包括控制環境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監督五個要素。
      1、采購控制環境。采購控制環境包括以下內容:董事會成員的知識和經驗豐富程度、獨立性地位、獨立董事所占比例、審計委員會的設置情況;管理者對待物資采購內部控制的重視程度、采取的經營理念和管理模式;企業文化所塑造的員工基本信念、價值觀念、思維和行為方式;組織結構的適當性、權責劃分的明確性、獎懲的分明性、崗位設置的合理性、人員素質的適當性;組織人力資源政策的適當性等。
      2、采購風險管理。采購風險管理包括物資采購風險識別、風險評估和風險應對策略。風險識別包括檢查外部因素(如競爭、技術和經濟變化等)和內部因素(如員工素質、組織活動性質、信息系統處理特點等);風險評估包括估計風險的嚴重程度、評價風險發生的可能性;風險應對策略包括根據風險評估結果作出的回避、接受、降低或分擔等風險應對措施等。
      3、采購控制活動。物資采購控制活動包括以下內容:業務授權、職責分離、質量驗收控制、物資采購招標控制、憑證和記錄控制、資產接觸和記錄使用控制、獨立檢查、物價信息控制。
      4、采購信息與溝通。物資采購相關信息除了涉及財務信息外,還涉及非財務信息,如物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息、業務流程再造信息等。信息溝通方式包括政策手冊、財務報告手冊、備查簿、口頭交流、例外情況報告和管理事例等。
      5、采購監督。采取的方式包括物資采購內部控制自我評估、內部審計報告、內部控制例外情況報告、操作人員反饋以及顧客投訴等。
      物資采購內部控制審計可通過設置采購內部控制調查表等方式進行深入調查、了解和測試,并形成審計工作底稿。物資采購內部控制調查表格式如表2-1所示。
       
      表2-1                       物資采購內部控制調查表
      被審計單位名稱
      XX部門
      日  期
       
      索引號
       
      審計項目名稱
      物資采購內部控制調查
      編制人
      XX
      會計期間或截止日
      200x年度
      復核人
      XX
      頁 次
       
      問題
      不適
      備注
      一般
      (一)物資采購控制環境問題調查
      1.管理部門是否認為健全的內部控制能促成物資采購目標的實現?
      2.組織結構的設置是否有利于物資采購各部門職責的明確劃分和協調運行?
      3.有無物資采購程序、手冊和詳細的崗位說明書?
      4.物資采購涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責和必須遵循的政策與程序?
      5.物資采購政策及其變化是否及時向相關員工進行了傳達?
      6.管理部門是否定期向員工說明道德行為的重要性?
      7.是否制定了書面的道德政策并使員工了解了這些政策?
      8.有無制定不合理的采購目標與高業績掛鉤的獎勵誘使員工舞弊?
      9.員工的素質與其從事的物資采購業務是否相稱?
      10.有無對員工進行定期專業培訓?
      (二)物資采購風險管理問題調查
      1.是否有適當層次的管理部門參與了對物資采購風險的評估?
      2.有無識別物資采購風險的適當辦法?
      3.物資采購風險的識別是否全面?
      4.是否對物資采購風險進行了評估?
      5.是否有物資采購風險的防范和化解措施?
      6.是否有識別人事、控制程序變化并作出相應反應的機制?
      7.有無防止物資積壓或短缺的有效辦法?
      8.物資安全庫存量的確定是否合理?有無進一步降低的可能?
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
      表2-1                         物資采購內部控制調查表(續)
      被審計單位名稱
      XX部門
      日  期
       
      索引號
       
      審計項目名稱
      物資采購內部控制調查
      編制人
      XX
      會計期間或截止日
      200x年度
      復核人
      XX
      頁 次
       
      問題
      不適
      備注
      一般
      (三)物資采購控制活動問題調查
      1.所有物資采購是否以合法經營需求或目的為依據?
      2.物資采購是否經過適當的授權批準?
      3.是否以最具成本效益的方式取得物資?
      4.是否對物資采購實施合同控制?
      5.是否對物資采購不相容職務執行了分離?
      6.是否對承擔采購職責的員工進行定期輪崗?
      7.大宗物資采購是否實行招標控制?
      8.供貨商選擇是否做了充分的調查并持續監督供貨商業績?
      9.采購物資的價格確定是否合理?
      10.有無健全的物資價格信息控制措施,包括物價信息收集、分類、加工、比較的程序控制,信息的質量要求,信息資料的歸檔保管等?
      11.是否對到貨物資由獨立部門組織認真驗收?
      12.對驗收不合格的采購物資是否及時查明原因落實責任?
      13.是否對物資采購進行了永續盤存記錄?
      14.在缺乏永續盤存記錄時,是否存在補償控制措施?
      15.物資采購是否實施了ABC分類管理法?
      16.是否對物資進行定期盤點?
      17.是否在有關物資采購票證審核一致、無誤的基礎上確認應付賬款負債?
      18.是否定期發送供貨商對賬單?
      19.有無物資接觸和記錄使用控制措施?
      20.對物資采購是否采取了健全的憑證和記錄控制?
      21.是否有針對計算機環境下物資采購信息處理的安全控制標準和措施?
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
      表2-1                         物資采購內部控制調查表(續)
      被審計單位名稱
      XX部門
      日  期
       
      索引號
       
      審計項目名稱
      物資采購內部控制調查
      編制人
      XX
      會計期間或截止日
      200x年度
      復核人
      XX
      頁 次
       
      問題
      不適
      備注
      一般
      (四)物資采購信息與溝通問題調查
      1.管理部門是否鼓勵涉及物資采購的所有各方交流信息?組織內部信息渠道是否通暢?
      2.信息溝通是否能使員工有效履行職責?
      3.與組織外部是否有信息溝通?
      4.是否存在根據截止期信息對物資采購明細賬和總賬進行控制和調節?
      5.是否對重大物資采購差異進行了及時調查和處理,是否將調查結果向管理層提交?
      6.管理部門是否投入充分的資源來支持對信息系統的開發和修改?
      7.是否保持最新的物資采購會計文件?
      8.收集的外部信息是否全面,包括物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息、業務流程再造信息等?
      9.有無通暢的例外情況報告渠道?
      10.員工的反饋以及供貨商的投訴渠道是否暢通?
      11.是否采取措施保證網絡環境下信息處理和傳遞的安全完整和對計算機病毒的防范?
      (五)物質采購監督問題調查
      1.是否建立適當管理程序來保證物資采購控制的運行并對運行的效果進行評估?
      2.是否存在適當的程序對物資采購活動進行持續的日常監督?
      3.監督活動中發現的控制薄弱環節是否向適當管理層匯報?是否根據需要對政策和程序進行修改?
      4.是否設立獨立稽核員對物資采購實施獨立監督?
      5.審計活動范圍是否能夠足以證明物資采購內部控制的有效性?
       
       
       
       
       
       
      審計結論:
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
      第三章  物資采購過程審計
       
      第十條 物資采購過程審計是根據采購內部控制評審結果,確定采購計劃、價格、合同、執行等方面的測試范圍、重點和方法,以收集審計證據。
      第十一條 采購計劃審計。采購計劃審計是對采購計劃中所列物資價格、數量、質量、采購方式和供貨商選擇等的真實性、合理性和有效性等進行的審計。
      (一)應獲取的相關資料。包括采購政策、采購計劃、物資儲備定額補庫計劃、銷售計劃、產品產量計劃、技術措施計劃、生產作業計劃、在制品期初存量和期末預計存量、新產品試制計劃、物資工藝消耗定額、生產設備大中小修理計劃、技術改造計劃和物資價格供應狀況等。
      (二)應關注的風險領域。包括采購計劃程序失控、采購計劃依據不當、采購計劃分解不到位、采購計劃執行不徹底、采購計劃與其他計劃不協調等。
      (三)審計內容
      1.采購計劃編制依據的可靠性。內部審計人員應審查采購計劃的編制是否依據經過批準的物資采購申請單,在MRP環境下,采購計劃的編制是否依據主生產計劃、主產品結構文件、庫存文件和各種零部件的生產時間或訂貨時間精確計算;采購計劃是否與生產計劃、銷售計劃、物資庫存控制計劃和資金供應計劃等相協調;是否符合組織的存貨政策、采購政策和資金管理政策。
      2.采購計劃審批程序的合規性。審查各物資使用部門是否根據本期生產計劃和物資消耗定額確定物資實際需要量,據以填具物資采購申請單;物資管理部門是否每月根據物資實際庫存和儲備需要填具物資儲備定額補庫計劃表,提交補庫申請單;各部門負責人是否按職責分工和授權范圍對提交的采購申請單進行分類初審、對口把關;計劃部門有無會同物資管理部門核實物資庫存;最終下達的《月份物資采購計劃》有無報經組織分管領導審批;對不符合規定的采購申請,有無要求請購部門或人員調整采購內容或拒絕批準;重要的和技術性較強的物資采購,是否執行特別授權審批程序,是否組織專家進行論證,實行集體決策和審批;對生產急需和突發性的緊急物資采購,是否以適當形式事先通知價格信息部門,并于規定時日內補齊辦妥有關手續。在過程參與式物資采購審計模式下,采購計劃在報經組織分管領導審批前,可首先提交內部審計人員審核。
      3.采購計劃所列價格的合理性。對于重復購置的物資,如價格未發生變化,則以上次成交價格為依據,將高出確定標準的計劃價作為重點審計對象;如價格已發生變化,應掌握最新市場公允價作為審計標準。審計物資采購計劃價格時,應將新購物資作為審計的重點。當產品降價時,基于價值鏈管理的思想,應考慮供貨商有無對供應物資協同降價的可能。在過程參與式物資采購審計模式下,經內部審計人員審核后的物資采購計劃價格的處理有兩種方式,一種是只作為編制采購計劃和內部經濟核算的價格依據,而不作為實際采購時的價格控制標準,實際采購之前采購部門需重新報送《價格申報單》;另一種是在編制采購計劃之前,采購部門需事先提報《價格申報單》,經審查后作為編制采購計劃的依據,并同時作為實際采購時的價格控制標準。
      4.采購計劃所列物資數量的合理性。審查計劃部門對申請單是否做了最有效的歸類;物資采購數量是否考慮了經濟批量;是否與生產計劃和物資庫存相適應。
      5.采購方式選擇的合理性。物資的取得方式有定點進貨和非定點進貨,具體包括市場選購、電子商務采購、招標采購、委托加工、互惠購買、融資租賃和企業自制等方式。內部審計人員應審查采購方式的確定是否綜合考慮了下列因素:現有資源的充分利用、物資的重要性程度、資金的貼現幅度、供貨商的信譽和各種價格構成要素等。采用招標方式,應具體審查如下內容:
      (1)監督招標過程和招標標準是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則,確定在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規定程序、私自與供貨商串通、泄露招標信息等情況。
      (2)審查有關招標文書的內容是否完整、嚴密,有關條款規定是否得到切實遵守。
      (3)監督招標方式的選擇是否合理。采用公開招標方式的,審查對外發布的招標信息是否全面、準確,發布范圍是否具有廣泛性,參與招標的投標人是否合格;采用邀請招標的,審查接受邀請的投標單位是否具有良好信譽、資質和財務狀況,是否邀請至少三個以上投標人參加;采用議標采購方式的,審查所采購的物資是否確實沒有供方投標、沒有合格投標者、因技術復雜或性質特殊不能詳細確定規格或具體要求、采用招標所需時間不能滿足各組織緊急需要、不能預先計算出價格等,參加議標的單位是否在兩家以上。
      (4)審查招標采購的價格是否合理。復驗標底價格,對編制標底的工作底稿所載明的物資數量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算;審查最高采購限價的合理性和公允性;對于不能編制標底的招標物資或采用議標方式招標的,可根據市場行情對標的進行合理的價位判斷。
      6.供貨商選擇的合理性
      根據供貨商與組織的業務穩定性,供貨商區分為定點供貨商和非定點供貨商。內部審計人員應重點審查組織對定點供貨商選擇的合理性,包括供貨商選擇評價程序是否規范;有無明確的供貨商選擇目標和評價標準;有無建立供貨商評價小組,小組人員組成是否合理;有無完整、真實的供貨商資料;供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式;是否經集體決策進行供貨商優選并形成供貨商名單;是否根據供貨商和本組織的實際情況采用實地考察、書面調查、樣品檢驗或試用的方式確定供貨商;有無過度依賴特定供貨商,是否設立了備選供貨商團隊;有無對供貨商檔案進行規范管理,建立《合格供貨方目錄》,定期組織對供貨商調查和復審;修改供貨商檔案是否經過特定授權并進行有效信息溝通等。
          (四)審計方法。采購計劃審計主要采用分析法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、全面審計法、簡單審計法和重點審計法等方法。
      源頭審計法是始終把握問題的根源而不被表象所左右。如一般物資采購的公允價格信息源是市場,在招標采購審計中,內部審計人員不僅要審查是否履行了規范的招標程序,還應關注招標與市場價的差異,關注結算價與中標價之間的差異,關注中標人的實質性運作。
      全面審計法是對物資采購涉及到的每一個環節、每一項資料和資料的每一個方面進行全面審計的一種方法。優點是細致、審核質量高,缺點是效率低、成本高。
      簡單審計法是在審計力量不足或者有特殊要求時,僅針對物資采購價格或者物資采購的其他某一方面實施審計的方法。
      重點審計法是針對重點物資(如采購數量大、單價高)、敏感性物資、問題較多物資的采購進行重點審查。
      第十二條 采購申報價格審計。采購申報價格審計是對采購價格申報內容的完整性、價格標準確定的合理性和申報程序的規范性等方面所進行的審計。
      (一)應獲取的相關資料。包括組織的物資價格制定政策、物資采購價格申報單、價格標準、物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息和業務流程再造信息等。
      (二)應關注的風險領域。包括價格標準失控、價格信息系統無效和低效、采購效率降低、價格審查形式化、價格組成內容單一化和串通作弊風險等。
      (三)審計內容
      1.《價格申報單》填列的完整性。采購部門應在比質比價的基礎上,初步確定物資采購意向,填制《價格申報單》,經采購部門負責人簽章后,送交價格信息部門進行價格核定。內部審計人員應審查《價格申報單》是否包括物資品名、規格、型號、數量、單價、金額、使用部門、技術要求、供貨單位、貨比三家情況等欄目。                                                 
      2.價格標準確定的合理性。主要內容包括:
      (1)審查價格信息收集渠道的廣泛性和使用的有效性。可供采用的價格收集渠道有網絡、報刊、雜志、電視、廣播、行業公報、供貨商提供和競爭對手披露等。內部審計人員應審查采購部門和價格信息部門是否充分利用了各種價格來源渠道,建立起容量豐富的價格信息資料庫;對于獲取的各種信息源,是否按照本組織的物資種類進行了適當分類以提高檢索能力,發揮信息使用效率;是否在各部門之間進行了信息共享。
      (2)審查價格信息資料收集的準確性和及時性。審查價格來源渠道是否正規,是否根據環境的變化適時地更換價格信息,能否綜合各種信息源較準確地預測未來的價格變化趨勢,為組織實施戰略物資管理提供價格導向。
      (3)審查價格標準確定方法的適當性和計算結果的正確性。物資采購價格標準的確定方法有:分別詢價法、交叉詢價法、調查法、信息資料查詢法、歷史資料評價法、測算法、專家評估輔助法、集中詢價法、公開招標法、提供佐證法、限價法。
      (4)審查價格標準構成內容的全面性。物資采購價格包括采購物資的買價、運雜費、保險費、途中損耗、入庫前的整理挑選費用、大宗材料的市內運輸費、采購資金利息和其他相關費用。其中買價和運費是物資采購價格的主要影響因素。
      3.采購申報價的合理性。主要內容包括:
      (1)審查是否根據不同的物資采購方式確定申報價;
      (2)審查申報單中所列物資品種是否在采購計劃范圍內,是否列入采購預算;
      (3)審查采購申報價有無高估虛報問題;
      (4)審查采購申報價的構成是否齊全,是否進行了綜合比價;
      (5)審查采購部門有無隨意壓價而忽視物資質量的現象;
      (6)對于重復購置的物資,審查申報價是否超過最高限價,最高限價有無根據市場價格變動及時進行相應調整;
      (7)審查采購部門是否進行比質比價。
      4.申報價格核定程序的規范性。審查價格信息部門是否根據確定的價格標準,在測算評估、對比分析的基礎上,確定采購部門報價和相關費用的合理性和公允性,并提出核定意見。對違反規定或報價不合理的,價格信息部門具有否決權,提出重新詢價的建議或者核定一個最高控制價格。采購部門應參照核定意見,在核定的價格控制標準范圍內進行采購。
      (四)審計方法。采購申報價格審計主要采用價格比較法、復算法、復核法、檢查法、源頭審計法、重點審計法和簡單審計法等方法。
      第十三條 采購合同審計。采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。
      (一)應獲取的相關資料。包括合同法、組織內部有關合同制度、合同正文和副本以及供貨商資料等。
      (二)應關注的風險領域。包括盲目簽定采購合同風險、合同無效風險、合同條款不利風險、合同違約風險和合同檔案管理混亂風險等。
      (三)審計內容
      1.采購合同簽訂的合規合法性。主要內容包括:
      (1)審查供貨商是否具有簽約資格。
      (2)審查合同的簽定程序是否合規。合同的簽定需經市場調查、業務洽談、合同起草、合同評審、合同執行以及合同變更、解除或終止等過程。內部審計人員應審查在市場調查階段是否按“貨比三家”的原則進行市場調查,是否取得了供貨商完整的檔案資料以確認供貨商的信譽和履約能力,必要時是否對供貨商進行現場考察;參與業務洽談的代表的業務能力和技術水平是否具備,是否由兩人以上參與談判;合同起草是否使用了正規的合同版本;草簽的合同是否經過組織法律部門、財會部門評審;是否根據組織授權要求報經有關領導審批,有無履行分級授權審批手續;是否辦理了必要的公證手續;合同變更、解除或終止的理由是否充分,是否簽署了書面變更協議并履行了審批手續,對于發現的將嚴重損害組織利益的已簽署合同,是否及時采取了糾正措施。
      2.采購合同條款的完備性和合同內容的合法性。采購合同應包含如下基本內容:合同標的;數量和質量;價格和結算方式;運輸方式;履約期限、地點和方式;違約責任等。內部審計人員首先應審查合同中是否包含上述內容,有關規定是否明確、具體。其次,應審查簽約雙方的權利和義務是否明確并具有對等性。再次,應審查確定有無利用合同從事非法行為的可能性。最后,應審查合同條款規定是否為組織爭取到最大的財務利益,如充分考慮付款條件和資金優勢,選擇合理的貨款支付方式等。
      3.采購合同的執行結果。審查合同內容是否得到全面、嚴格地履行;審查有無合同違約、違約的原因及違約處理結果,如對方違約,是否及時組織索賠。如本方違約,責任人是否向分管領導提交書面報告,經審批后辦理賠償手續,并追究相關責任;協商不成的合同糾紛是否及時上報上級領導和法律部門,通過申請仲裁或向人民法院起訴解決合同糾紛。
      4.審查合同的管理是否規范。主要內容包括:
      (1)審查組織有無設置專門的合同管理機構,合同管理人員是否具備相應資格,合同管理制度是否完善,有無重大合同變更的應對防范措施。
      (2)審查合同的歸檔和保管是否完整。審查合同是否按序編號;臺帳登記是否清晰完整;支持性文件是否齊全,是否包括采購合同正本、合同補充協議、技術協議、采購訂單、合同評審表及其它合同附件。
      (四)審計方法。采購合同審計主要采用檢查法、函證法、詢問法和重點審計法等方法。
      第十四條 物資采購計劃執行情況審計。物資采購計劃執行情況審計是指在采購物資運達組織后,對物資驗收、入庫、計量、價格和貨款支付等業務執行的適當性、合法性和有效性等所進行的審查和評價。
      (一)應獲取的相關資料。包括物資采購申請單、采購計劃、采購合同、價格申報單、采購發票、運費單、檢驗報告單、入庫單、退貨單、付款憑單、轉賬憑證、應付賬款明細賬、材料采購明細賬和對賬單等。
      (二)應關注的風險領域。包括采購方式和供貨商改變、價格失控、質量檢驗失控、計量不實、保管低效、票據失真、付款提前或滯后、付款不實和違規結算風險等。
      (三)審計內容
      1.采購方式執行情況審計。審查采購部門是否按照采購計劃、采購申報單確定的采購方式和供貨商進行采購。如物資采購執行的是定點供貨制度,內部審計人員應取得《物資定點供貨目錄》作為審計標準,據以確定采購部門是否在合格供貨商目錄中選擇供貨商,如有改變,其改變的原因和批準手續是否合理。對于發現的供貨商供貨問題,采購人員是否及時填寫《供貨商供貨問題信息反饋單》交價格信息部門,價格信息部門是否及時發出《糾正/預防措施通知單》,限期整改并追蹤整改結果;整改無效者,是否暫停其供貨或取消合格供貨商資格。
      2.質量控制執行情況審計。主要內容包括:
      (1)審查是否設置獨立的質量檢驗部門組織物資驗收,有無采取適當措施防止采購人員、質檢人員與保管人員串通舞弊;
      (2)審查物資驗收是否根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行;
      (3)審查物資驗收是否簽署順序編號的驗收報告;
      (4)審查超過采購合同的進貨數量和提前到貨的采購是否經過適當批準;
      (5)審查短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明了原因,有無根據不同情況及時組織索賠,是否每月編制退貨報告,以供采購和質檢部門進行審查、分析和考核供貨商表現等;
      (6)審查對逾期未交貨者,有無按合同規定給予罰款或沒收違約金;
      (7)審查對大型或數額較大的物資采購,有無取得供貨商合格的檢驗證明,合同中是否規定了必要的質保內容;物資驗收是否嚴格,有無存在由于驗收不嚴造成以次充好、以劣充優、不合格物資入庫等問題。
      3.計量執行情況審計。主要內容包括:
      (1)審查計量器具。包括:計量器具是否經過國家法定檢驗機構的檢驗并出具了書面證明;內部計量部門是否定期檢查和校對計量器具;計量器具的操作是否正確合規;抽查計量記錄并核對實物數量,驗證計量的準確性。
      (2)審查采購物資途中損耗。包括:是否制訂了合理的路耗標準;實際損耗是否控制在標準范圍之內;損耗的處理是否合理。
      (3)審查質量檢驗對計量結果的影響。對于化工、石油、煤炭、礦山等行業的物資采購,應注意審查是否運用質量檢驗結果對采購物資的數量進行適當的調整。
      4.價格執行情況審計。主要內容包括:
      (1)審查物資采購是否按批準價格執行。審查發票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的價格是否與價格申報單、采購計劃、采購合同一致,價格的變動是否經過核準。
      (2)審查運費的組成和數額是否合理。應根據確定的運費價格標準審查物資采購運費,保證實際運費控制在標準范圍之內。包括:運輸方式的選擇、運輸里程的確定、運輸商的選擇、運價組成等。
      5.倉儲保管情況審計。主要內容包括:
      (1)審查倉庫的位置與內部空間的布置。審查倉庫位置的設置是否有利于組織內物資流動的經濟性、合理性;倉庫內部空間的布置是否有利于利用倉庫的有效面積和提高倉庫的作業效率。
      (2)審查倉庫面積利用率。通過計算和比較“倉庫面積利用率”指標,確定倉庫利用效率高低和利用潛力的大小。
      (3)審查倉庫存放保管工作。物資是否按分區及編號有序排放;物資包裝、標示是否符合規范;易燃、易爆、劇毒等危險物資是否隔離存放;庫房防火、防盜、防潮等措施是否到位。
      (4)審查物資保管賬卡檔案是否建立健全并定期與相關資料、賬簿核對。
      (5)審查物資分類保管情況。審查物資保管是否按照物資的重要程度、消耗數量、價值大小等區別對待,實施ABC分類管理法。
      (6)審查物資儲備定額制定是否合理。審查物資最高儲備、經常儲備、保險儲備和季節性儲備等定額是否經濟合理,是否做到既滿足生產需要,又最大限度地壓縮庫存。
      6.采購票據審計。主要內容包括:
      (1)審查物資采購的票據是否齊全,是否按照采購業務發生的先后順序編號。
      (2)審查各種票據載明的采購數量、單價、金額、品種、規格、產地、型號等是否真實,數量、單價、金額等計算是否正確,各種票據相關內容是否一致。
      (3)審查票據的填寫是否合規,手續是否齊全,來源渠道是否正規,保管、領用和注銷措施是否完善,傳遞程序是否合規等。
      7.采購負債確認及付款執行情況審計。主要內容包括:
      (1)審查負債的確認是否正確。審查采購部門是否在物資采購申請單、驗收單、供貨商發票等核對無誤的基礎上出具付款申請單,并及時通知財會部門;財會部門是否在進一步審核的基礎上,編制記賬憑證,登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬,確認負債。
      (2)審查應付賬款的登記是否正確。審查應付賬款登記和管理是否由獨立于請購、采購、驗收、付款以外的職員執行;是否根據不同供貨商設置明細賬進行明細分類核算;是否根據審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄,有無遺漏、隱瞞負債情況;是否定期將應付賬款明細賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對,與應付賬款總賬相核對,與采購部門臺賬相核對,對存在的差異是否及時妥善處理;對享有折扣的交易,是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應付賬款,以防止在付款時貪污折扣。
      (3)審查付款處理是否合規。審查付款是否符合資金結算制度的要求;付款是否在會計人員審核的基礎上,經過授權人審批;是否按確定的付款方式付給指定的收款人;核實付款金額和收款人是否正確;有無使用空白支票;已付貨款是否在發票上加蓋“付訖”戳記等。
      (4)審查預付賬款處理是否合規。審查預付賬款是否經過申請、審批;收到采購物資后,是否根據供應商發票及時沖減預付賬款;是否與供貨商定期對賬。
      (5)審查應付賬款余額的整體合理性。審查財會部門是否定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發票未到情況匯總表;是否每月計算主要業績指標據以監控應付賬款狀況;采用分析性復核方法,通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關比率和相關費用賬戶金額,確定應付賬款有無異常變動。
      (四)審計方法。物資采購計劃執行情況審計可以采用檢查法、復核法、分析法、復算法、盤點法、鑒證法、抽樣法、觀察法、函詢法和詢問法等方法。
      第四章  物資采購后續審計
      第十五條  物資采購后續審計是內部審計人員在提交了物資采購審計報告后,針對報告中所涉及的審計發現和審計建議所進行的跟蹤審計,目的是確定被審計單位對于審計報告中所揭示的問題和偏差的糾正和改進情況以及產生的實際效果。
      第十六條物資采購后續審計應關注的風險領域。包括物資超儲積壓或儲備不足風險、物資使用質量低劣風險、物資價格失控風險、資信低的供貨商定點供貨風險和審計建議無效風險等。
      第十七條  物資采購后續審計的基本過程。
      (一)應獲取的相關資料。包括審計報告、審計回復、定點供貨目錄、價格申報單、采購計劃和物資質量標準等。
      (二)取得被審計單位的反饋意見并進行合理分析
      內部審計人員應關注如下事項:被審計單位不做反饋和反饋不充分的事項;被審計單位有異議或誤解的事項;反饋意見中說明不采取糾正措施的事項等。內部審計人員應逐項分析上述事項的具體原因,并且特別注意反饋意見中對于問題原因的分析是否具有針對性,擬采取的措施是否具體。。
      (三)實施適當的審計程序。對重大的審計發現和建議通過現場訪問、直接觀察、測試和檢查文件等方式,編制“后續審計面談結果小結”和“后續審計跟蹤記錄表”等工作底稿。
      (四)評估采納審計建議所達到的效果。
      (五)提交后續審計報告。
      第十八條審計方法。物資采購后續審計主要采用審計分析方法、詳查法、抽查法、終點審計法、重點審計法、函證法和查詢法等方法。
      終點審計法是通過某一環節的重點審計,反饋前續環節中存在的問題。例如通過物資采購后續審計,驗證供貨商選擇、物資驗收、價格執行等方面存在的問題,反饋物資采購審計工作中存在的不足。
      第五章  附則
      第十九條  本指南由中國內部審計協會發布并負責解釋。
      第二十條 本指南自2005年1月1日起施行。

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